À titre de délégué e, il vous incombe de prêter l'oreille au problème, de décider de son bien-fondé et de mener une enquête pour préparer votre dossier.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la procédure de règlement des griefs ne peut être appliquée à tous les problèmes dont vous serez saisi. Il se peut que la plainte ou le grief du membre soit sans fondement. Il peut s'agir d'une plainte ou d'un grief à l'endroit d'un autre travailleur ou d'une autre travailleuse ou d'un appel; il peut s'agir d'une affaire visée par d'autres lois. Si l'affaire concerne l'assurance-emploi (autrefois l'assurance-chômage) ou l'indemnisation des accidents du travail, renvoyez le membre au bureau régional de l'AFPC. Il pourrait s'agir d'une question qui devrait être portée à l'attention du comité de consultation patronale-syndicale ou même d'un problème qui pourrait être mieux résolu en dirigeant le membre vers l'agence communautaire compétente, un comité de l'AFPC ou la conseillère ou conseiller syndical. Toutefois, quel que soit le problème, vous devez prêter l'oreille, faire enquête et prendre une décision quant à la procédure appropriée en vue du règlement du problème en question.

Recueillir les faits

Lorsqu'on vous fait part d'un prétendu grief, d'un problème ou d'une plainte, vous devriez toujours remplir la formule de données pour la gouverne des délégué e s syndicaux et y consigner, dès que possible, tous les renseignements pertinents. Vous pouvez obtenir cette formule par l'intermédiaire de votre Élément, de votre section locale ou des bureaux régionaux. Faites en sorte d'en avoir une bonne provision sous la main et menez l'enquête sans retard.

Cette formule constitue véritablement un outil important pour vous. Son objet est de permettre aux délégué e s syndicaux de rassembler et de consigner tous les faits pertinents qui se rapportent à la plainte, au grief ou au problème, et ce, de façon claire, complète et précise. Faites en sorte que le membre en cause rédige lui-même un compte rendu de l'incident, qu'il le signe et le date. La mémoire faiblit souvent avec le temps, et cette déclaration servira à lui rappeler les faits avant l'audience.

Il s'agit également du document qui renferme les renseignements dont vous aurez besoin si le membre se plaint de n'avoir pas été représenté équitablement. La décision pourrait être prise de ne pas déposer de grief ou de ne pas le rendre à terme. Ceci peut se produire à toute étape ou palier de la procédure. Il est important que vous utilisiez la formule de données pour la gouverne des délégué e s syndicaux pour expliquer vos raisons de ne pas déposer un grief. Le membre a le droit de connaître ces raisons et de contester la décision négative au prochain palier du syndicat. L'information pourra être transmise à l'exécutif de la section locale, à l'Élément ou au bureau régional de l'AFPC.

Cette façon de procéder fournit une mesure de protection pour corriger les erreurs commises de bonne foi et constitue également une assurance contre les décisions arbitraires, la discrimination ou la mauvaise foi. Les membres qui sont informés du mécanisme d'appel interne du syndicat ne sont pas enclins à déposer contre le délégué ou la déléguée une plainte fondée sur une représentation inéquitable.

On ne saurait trop insister sur l'importance d'avoir un dossier complet. Seuls les faits donnent gain de cause à un grief et certains ont été perdus en raison de l'absence de faits consignés en dossier.

Au moment où un membre vous fait part d'une plainte, vous devriez déjà connaître cette formule à fond, l'avoir lue et étudiée attentivement. Rappelez-vous que la formule de données pour la gouverne des délégué e s syndicaux a été conçue à l'usage du syndicat seulement.

Au moment de l'entrevue avec le membre qui vous fait part du grief ou de la plainte :

(1) soyez ouvert et franc au sujet de la procédure. Veillez à ce que le membre soit entièrement informé de la procédure, des diverses étapes et des délais;

(2) prêtez attentivement l'oreille aux assertions du membre;

(3) consignez les renseignements, les points à soulever et les événements par ordre chronologique;

(4) posez des questions pour obtenir des éclaircissements ou obtenez des renseignements ou des documents supplémentaires;

(5) faites la distinction entre les faits et les opinions;

(6) déterminez les faits qui sont pertinents au sujet en question;

(7) prenez note des dossiers de la direction et du syndicat que vous voudrez consulter, ainsi que des adresses et numéros de téléphone;

(8) prenez note des personnes que vous voudrez interviewer, y compris les témoins éventuels;

(9) vérifiez et vérifiez à nouveau le libellé de la convention collective.